Cách tính tổng trong excel nói khó không phải khó nhưng để hiểu hết các chức năng và sử dụng tốt nhất các hàm tính tổng trong excel thì bạn cần phải nghiên cứu và tìm hiểu thêm rất nhiều.
Trong bài viết dưới đây, Chứng Chỉ Tin Học Văn Phòng sẽ hướng dẫn các bạn cách tính tổng trong Excel nhiều sheet có điều kiện. Hy vọng có thể giúp các bạn áp dụng tốt vào công việc của mình.
>>> Xem thêm: Review Khóa Học Tin Học Văn Phòng Ở Đâu Tốt Nhất
I. Cách tính tổng trong excel nếu trên nhiều trang tính
Nhiều dân văn phòng khi luôn gặp phải vấn đề không biết làm thế nào để tính tổng dữ liệu, trong khi dữ liệu này lại nằm rải rác ở các trang tính (sheets) khác nhau. Cách tính tổng trong excel bằng cách dùng hàm SUM trên nhiều sheet trong Excel, hay còn gọi là cách cộng các sheet trong Excel để giúp các bạn làm việc hiệu quả hơn.
Đôi khi dữ liệu của bạn có thể kéo dài một số trang tính trong một tệp Excel. Điều này là phổ biến đối với dữ liệu được thu thập định kỳ. Mỗi trang tính trong sổ làm việc có thể chứa dữ liệu trong một khoảng thời gian nhất định. Chúng tôi muốn một công thức tính tổng dữ liệu có trong hai hoặc nhiều trang tính.
Cách tính tổng trong excel bằng hàm SUM cho phép bạn dễ dàng tổng hợp dữ liệu trên nhiều trang tính bằng cách sử dụng Tham chiếu 3D: = SUM (Trang tính1: Trang tính2! A1)
Ví dụ này sẽ tổng hợp số lượng giao hàng theo kế hoạch cho mỗi Khách hàng trên nhiều trang tính, mỗi trang tính giữ dữ liệu liên quan đến một tháng khác nhau, ta có thể thực hiện cách tính tổng trong excel bằng cách sử dụng các Hàm SUMIFS, SUMPRODUCT và INDIRECT:
= SUMPRODUCT (SUMIFS (INDIRECT (“‘” & F3: F6 & “‘!” & “D3: D7”), INDIRECT (“‘” & F3: F6 & “‘!” & “C3: C7”), H3))
1. Bước 1: Tạo công thức SUMIFS chỉ cho 1 trang tính đầu vào
Chúng tôi sử dụng Hàm SUMIFS để tổng hợp Số lượng Giao hàng theo Kế hoạch của Khách hàng cho một bảng dữ liệu đầu vào:
= SUMIFS (D3: D7, C3: C7, H3)
2. Bước 2: Thêm tham chiếu trang tính vào công thức
Chúng tôi giữ nguyên kết quả công thức, nhưng chúng tôi chỉ định rằng dữ liệu đầu vào nằm trong trang tính có tên là ‘Bước 2’
= SUMIFS (‘Bước 2’! D3: D7, ‘Bước 2’! C3: C7, H3)
3. Bước 3: Lồng trong một hàm SUMPRODUCT
Để chuẩn bị công thức để thực hiện các phép tính SUMIFS trên nhiều trang tính và sau đó tổng hợp các kết quả lại với nhau, chúng tôi thêm một Hàm SUMPRODUCT xung quanh công thức
= SUMPRODUCT (SUMIFS (‘Bước 3’! D3: D7, ‘Bước 3’! C3: C7, H3))
Sử dụng Hàm SUMIFS trên một trang tính sẽ mang lại một giá trị duy nhất. Trên nhiều trang tính, hàm SUMIFS xuất ra một mảng giá trị (một cho mỗi trang tính). Chúng tôi sử dụng Hàm SUMPRODUCT để tổng các giá trị trong mảng này.
4. Bước 4: Thay thế Tham chiếu Trang tính bằng Danh sách Tên Trang tính
Chúng tôi muốn thay thế phần Tên trang tính của công thức bằng một danh sách dữ liệu chứa các giá trị: Tháng 1, Tháng 2, Tháng 3 và Tháng 4. Danh sách này được lưu trữ trong các ô F3: F6.
Hàm INDIRECT để đảm bảo rằng danh sách văn bản hiển thị Tên trang được coi là một phần của tham chiếu ô hợp lệ trong Hàm SUMIFS.
= SUMPRODUCT (SUMIFS (INDIRECT (“‘” & F3: F6 & “‘!” & “D3: D7”), INDIRECT (“‘” & F3: F6 & “‘!” & “C3: C7”), H3))
Trong công thức này, tham chiếu phạm vi đã viết trước đó: ‘Bước 3’! D3: D7 Được thay thế bởi: INDIRECT (“‘” & F3: F6 & “‘!” & “D3: D7”)
Dấu ngoặc kép làm cho công thức khó đọc, vì vậy ở đây nó được hiển thị với các khoảng trắng được thêm vào: INDIRECT (“‘” & F3: F6 & “‘!” & “D3: D7”)
Sử dụng cách này để tham chiếu danh sách ô cũng cho phép chúng tôi tóm tắt dữ liệu từ nhiều trang tính không tuân theo kiểu danh sách số. Tham chiếu 3D tiêu chuẩn sẽ yêu cầu tên trang tính theo kiểu: Input1, Input2, Input3, v.v., nhưng ví dụ trên cho phép bạn sử dụng danh sách bất kỳ Tên trang tính nào và để chúng được tham chiếu trong một ô riêng biệt.
5. Khóa tham chiếu ô
Để làm cho các công thức của chúng tôi dễ đọc hơn, chúng tôi đã hiển thị các công thức mà không có tham chiếu ô bị khóa:
= SUMPRODUCT (SUMIFS (INDIRECT (“‘” & F3: F6 & “‘!” & “D3: D7”), INDIRECT (“‘” & F3: F6 & “‘!” & “C3: C7”), H3))
Nhưng những công thức này sẽ không hoạt động bình thường khi sao chép và dán ở nơi khác trong tệp của bạn. Thay vào đó, bạn nên sử dụng các tham chiếu ô bị khóa như sau:
= SUMPRODUCT (SUMIFS (INDIRECT (“‘” & $ F $ 3: $ F $ 6 & “‘!” & “D3: D7”), INDIRECT (“‘” & $ F $ 3: $ F $ 6 & “‘!” & “C3: C7”), H3))
II. Cách tính tổng trong Excel nếu trên nhiều trang tính trong Google Trang tính
Không thể sử dụng Hàm INDIRECT để tham chiếu danh sách các trang tính trong Hàm SUMPRODUCT và SUMIFS trong Google Trang tính.
Thay vào đó, các phép tính SUMIFS riêng biệt có thể được thực hiện cho mỗi trang đầu vào và các kết quả được cộng lại với nhau:
= SUMIFS (Tháng 1! D3: D7, Tháng 1! C3: C7, H3)
+ SUMIFS (Tháng 2! D3: D7, Tháng 2! C3: C7, H3)
+ SUMIFS (Tháng 3! D3: D7, Tháng 3! C3: C7, H3)
+ SUMIFS (Tháng 4! D3: D7, Tháng 4! C3: C7, H3)
Trên đây là những hướng dẫn chi tiết nhất của Chứng Chỉ Tin Học Văn Phòng trong cách tính tổng trong excel có điều kiện từ dữ liệu tổng hợp của nhiều sheet. Hy vọng những hướng dẫn trên có thể giúp bạn thực hiện được cách tính tổng trong excel hiệu quả nhất.
Nếu các bạn muốn nâng cao thêm kỹ năng thực hành tin học văn phòng để công việc của bạn được giải quyết một cách nhanh chóng và hiệu quả trong thời đại công nghệ số, các bạn có thể thâm khảo: Khóa học tin học văn phòng. Tìm một khóa học thực hành cùng với các chuyên gia ở những trung tâm đào tạo uy tín để thay đổi tác phong làm việc của bạn nhé.
>>> Xem thêm:
- Cách sử dụng hàm IF trong excel
- Cách sử dụng hàm Product
- Cách sử dụng hàm Round trong Excel
- Hướng Dẫn Sử Dụng Hàm Rank Trong Excel
- Cách sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel