Trong thời đại công nghệ chưa phát triển, đặc biệt là bộ phận kế toán, bạn phải rất vất vả để tính toán tất cả các con số bằng cách thủ công. Nhận ra những vất vả và mong muốn cần có được các công cụ để tăng tốc độ tính toán được nhanh chóng hơn.
Đây chính là lý do tại sao hàm SUM ra đời trong Excel. Hãy cùng tìm hiểu kỹ hơn xem đây là hàm gì và cách sử dụng nó ra sao qua bài viết dưới đây của Chứng chỉ tin học văn phòng nhé.
I. Hàm SUM là gì? Hàm SUM dùng để làm gì?
SUM là một hàm Excel rất hữu ích và phổ biến hiện nay. Đồng thời, nó cũng là một hàm số học cơ bản. Đúng như tên gọi của nó, Sum được Excel định nghĩa là một phép tính “tính tổng tất cả các ô trong một phạm vi ô”.
Nói một cách đơn giản là hàm Sum có nhiệm vụ tính tổng số các tham số và con số có trong các ô và phạm vi ô.
II. Cách sử dụng hàm SUM trong Excel
1. Công thức hàm SUM
Làm thế nào để tính tổng hàm Sum trong Excel?
Công thức được tính bằng cú pháp sau: = SUM (number1, number2, …)
Trong đó number1, number2, … là các đối số được sử dụng để tính tổng.
Chức năng: Dùng để tổng các đối số
2. Ví dụ cách sử dụng hàm SUM trong Excel
Ví dụ minh họa cách sử dụng hàm Sum:
= SUM (1, 3, 3) có giá trị 7
= SUM (3, 3, TRUE) có giá trị là 7
= SUM (“3”, “3”, 1) giá trị là 7
=SUM (A2:A4;C2:C3) có giá trị là 39787
III. Cách sử dụng hàm SUM có điều kiện trong Excel
Hàm tính tổng có điều kiện: Loại hàm này được viết dưới dạng SUMIF. Giống như hàm SUM, hàm SUMIF là một hàm tính tổng. Tuy nhiên, không giống như Sum, hàm này tính tổng theo một số điều kiện.
Làm thế nào để tính toán hàm tổng có điều kiện trong Excel?
Công thức tính hàm Sumif trong Excel: = SUMIF (range, criteria, [sum_range])
Trong đó
- Cú pháp lệnh bắt buộc là: = SUMIF (…)
- Range – Phạm vi chứa các ô điều kiện (bắt buộc)
- Criteria – Điều kiện có dạng Số, ô tham chiếu , ký tự,hàm xác định, biểu thức(phần bắt buộc)
- Sum_range – Là vùng dữ liệu phạm vi để tính tổng, không phải là vùng chọn điều kiện. Nếu bạn bỏ qua đối số sum_range, Excel sẽ tự động xác định đối số Range.
Hướng dẫn chi tiết sử dụng hàm Sumif:
Bước 1: Chọn và xác định vùng ô chứa điều kiện
Bước 2: Nhập điều kiện cần thiết vào ô chứa
Bước 3: Theo yêu cầu công việc, chọn vùng phù hợp với điều kiện công việc
IV. Cách sử dụng hàm SUM trong Excel khác
SUMPRODUCT và công thức mảng – các phép tính với nhiều điều kiện
Hàm SumProduct:
Công thức hàm SumProduct: = SUMPRODUCT (array1, array2, array3, …)
Array- Mảng dữ liệu là tập hợp các giá trị liên tiếp trong một phạm vi.
Ví dụ, A1: C1 hoặc A1: A10 …
Phép tính này cho phép bạn tính tổng các tích Array1 * Array2 *Array3 * … *Array30.
Ví dụ: A: số lượng; B: đơn giá
A1 = 2 B1 = 20 C1 = “Cam” D1 = “Lai”
A2 = 3 B2 = 10 C2 = “Bưởi” D2 = “Không”
A3 = 4 B3 = 25 C3 = “Cam” D3 = “Không”
Chúng ta cần tính toán doanh số bán từng loại trái cây
Array1 = A1: A3
Array2 = B1: B3
Công thức = SumProduct (A1: A3, B1: B3) = 170
Bản chất của công thức hoạt động là = A1 * B1 + A2 * B2 + A3 * B3 kết quả là 170
Vì vậy, bạn có hai tùy chọn tính toán.
= SUMPRODUCT (A1: A3 * B1: B3 * (C1: C3 = “cam”)) và
= Sum(IF (C1: C3 = “cam”, A1: A3 * B1: B3,0))
Hàm SUBTOTAL()
Đối số đầu tiên của hàm SUBTOTAL xác định hàm nào thực sự được sử dụng trong phép tính (xem danh sách bên dưới).
Ví dụ: nếu đối số là 1, hàm SUBTOTAL hoạt động giống như hàm AVERAGE và nếu đối số đầu tiên là 9, hàm SUBTOTAL hoạt động giống như hàm SUM. SUBTOTAL là một hàm tính toán một tập hợp con trong danh sách hay bảng dữ liệu tùy thuộc vào phép tính được chọn bởi đối số đầu tiên.
Cú pháp: = SUBTOTAL (function_num, ref1, ref2, …)
Ví dụ:
SUBTOTAL (9, {120, 10, 150, 23}) = 303 = 120 + 10 + 150 + 23
SUBTOTAL (1, {120, 10, 150, 23}) = 75,75 = (120 + 10 + 150 + 23) / 4
V. Lưu ý một số lỗi thường gặp khi sử dụng hàm SUM
Có một số lỗi cơ bản xảy ra khi sử dụng hàm sum, chẳng hạn như:
- Hàm này không thể đọc các lệnh chứa giá trị số (#VALUE!). Để khắc phục tình trạng này, chúng ta cần tạo một biểu thức. Đồng thời bỏ qua hàm tham chiếu có chứa lỗi để tính trung bình
- Lỗi độ rộng do độ rộng cột, thông báo không đủ hiển thị kết quả (#####). Bạn nên kiểm tra lại khoảng trống để xem kết quả một cách đầy đủ.
- Không ra kết quả các số không phải là số thập phân và không hiển thị ký tự. Tại thời điểm này, bạn nên kiểm tra lại định dạng cột trong Format. Chọn định dạng Number mà bạn mong muốn. Sau khi định dạng xong, ô hiển thị chữ vẫn giữ nguyên, vì vậy hãy nhấn F2 rồi nhấn Enter.
- Hàm không thể cập nhật. Bạn cần đảm bảo chắc chắn rằng Calculation đã ở chế độ Automatic. Vào mục Formula chỉnh lại chế độ Calculation. Sau đó nhấn F9 để trang tự động làm mới lại.
- Một số giá trị không thể sử dụng được trong hàm như:Ô trống, dãy số hay giá trị trong các hàm những chữ, bao gồm cả các hàm logic sẽ bị xóa bỏ.
- Báo cáo kết quả sai chính tả (#NAME? Error). Ví dụ minh họa: = suma (A2: A10) thay vì = SUM (A2: A10).
Hi vọng những chia sẻ hữu ích trên đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về hàm SUM trong Excel.
Nó cũng giải thích hàm sum được sử dụng để làm gì và cách tính tổng có điều kiện của hàm sum. Đây là một loại hàm thông dụng và cần thiết cho các công việc sau nay. Vì vậy, đừng bỏ qua hàm này nhé. Chứng chỉ tin học văn phòng hy vọng bạn có thể sử dụng thành thạo hàm này qua bài viết này.
Xem thêm:
- Cách Xóa Các Ô Trống Trong Excel Chỉ Với Thao Tác Đơn Giản
- Cách Tạo Mục Lục Trong Word (Tự Động, Thủ Công) Dễ Dàng
- Cách Làm Giảm Dung Lượng File Excel
- Cách Lọc Và Xóa Dự Liệu Trùng Trong Excel
- Hàm Subtotal Là Gì? Cách Sử Dụng Hàm Subtotal Để Tính Tổng